如何策划一场精彩的公司年会

作为公司年会的策划者，怎样策划一场精彩的年会让公司领导满意，同时也让公司员工满意。其实没那么复杂，一场精彩的年会策划，只需要抓住三个重要的关键因素。

一、前期策划阶段

      1、确定年会人员构成，参会人数

      2、根据人数寻找适合的场地，如果员工自行前往，要考虑公共交通便利性。

      3、会议场地在年底都比较紧俏，要提前预定，场地费和餐饮费占年会支出大头，一定要选择性价比高的会场，并提前预定。

      4、预定完场地后，选择一家活动公司勘察场地，根据现场情况提出会场布置方案。并根据实际需求列出所需物料清单和报价。

      5、成立年会筹备小组，由专人负责年会相关事宜。筹备小组根据各项费用做出年会预算。

           预算大致包括：

a)     酒店费用：场地费用、餐饮费；

b)     活动公司费用：灯光、音响、LED大屏、签到背板等；

c)     颁奖典礼所需费用：公司为表彰优秀员工、优秀团队所设的各项奖励，无论是现金还是荣誉，这部分费用要考虑进去。

d)     其他费用：各单位、各部门年会节目所需服装道具费用、教练费用等。

           以上费用总和为年会预算，公司决策层根据预算进行调整，最终行成一整套年会方案。

二、中期筹备落实阶段

      第一阶段完成后，年会方案基本形成，需要进一步筹备和落实，这一阶段由筹备小组来完成。

      1、集团层面成立筹备小组，并由筹备小组自上而下建立年会筹备委员会，落实到各分公司由专人负责。

      2、召集各分公司总经理召开集团动员大会，提高各分公司对集团年会的重视程度，要求全力配合筹备小组的工作，并分配工作任务。

      3、由筹备小组编写年会通知（倡议书），以邮件形式发给集团所有员工，内容包括年会时间、地点、各项要求、各部门节目报送要求等。

      4、筹备小组完成以下几项工作：

1)     年会流程细化

2)     确认合适的主持人，编写串词

3)     年度优秀个人、团队评选

4)     年会场地落实，餐饮菜单确认等

5)     年会场地布置物料细化、落实

6)     完成各分公司、各部门上报节目审核、并对需要服装道具的节目给予费用报销支持。

7)     公司颁奖典礼策划。根据所设奖项进行奖杯制作，奖品购置以及颁奖环节流程安排。

三、年会现场管控阶段

      如果顺利的完成了上面两个阶段的工作，那么现场执行阶段就会容易的多。年会开始前要进行详细的工作安排，把每一项工作落实到人，重要的岗位要安排多人来负责。

      现场执行大致分为以下几个重要环节：

1.     场地布置：由活动公司和场地出租方共同完成，活动公司负责音视频设备安装、会场布置，场地出租方完成座椅摆放。

2.     活动彩排：活动开始前一天完成彩排工作。包括主持人串词、节目彩排，收集所有节目的伴奏音乐、背景音乐，活动公司配合完成。

3.     物料准备：年会所有物料全面检查，不能有遗漏。

4.     签到环节：专门的签到区域，控制好人流、并引领到会场

5.     入场环节：入场后每个员工要能找到自己的座位，在座位或者圆桌上做上人名标识

6.     活动现场：由专人进行现场管控，并分成几个小组：视频组、音频组、灯光组、催场人员、道具组、餐饮组。每个组由现场导演统一调配指挥。

 

本文作者：祺祥会展
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